第5章 講演会当日、確認を徹底して本番へ

1.進行管理とタイムキープ

講演会の進行をスムーズにするために、タイムキープを徹底します。
事前にスケジュールを作成し、各セッションやプログラムの時間配分を把握しておきます。
司会者や進行役がリードし、下記の点に留意して予定時間内に進めるように注意を払いましょう。

①時間管理: 予定していたタイムスケジュールを守ることが最も重要です。
各セッションやアクティビティの時間を厳守し、適切なタイミングで進行します。
予期せぬ遅れを防ぐために、余裕を持たせることも考慮しましょう。
②講師やプレゼンターとの連携: 講師やプレゼンターとのコミュニケーションを密に行い、彼らの要望やニーズを把握しておきましょう。
プレゼンテーション用の資料や技術的なサポートが必要な場合には、フォローしましょう。
③質疑応答の調整: 質疑応答セッションでは、参加者からの質問やコメントを受け付けます。
たくさん手が上がる場合もありますが、時間内に収まるように司会者が管理します。
④録音や撮影の管理: メディアへの録音や撮影が行われる場合、円滑に行われるよう、撮影スタッフとの連携を取ります。
録音や撮影が参加者や講師に影響を与えないよう配慮します。
⑤講演会スタッフとの連携: 当日の運営スタッフとの密接な連携が必要です。
進行管理者、受付、誘導係、技術サポートなどのスタッフとのコミュニケーションを確保し、円滑な進行を実現します。
⑥スムーズなセッションの切り替え: 各セッション間の切り替えがスムーズに行われるよう時間を確保します。
主に休憩時間や昼食時間などを使って、余裕を持って行います。
⑦トラブル対応の準備: 予期せぬトラブルに対する対応策を用意し、万が一の場合に備えます。
地震、火災、機材故障、医療緊急事態などに対応できるよう、スタッフと手順を確立しておきます。
⑧参加者への案内: 参加者にイベントの進行や重要な注意事項を提供するための適切な案内を行います。
プログラム表、会場の案内図、電子メール、ウェブサイトなどを利用して情報を伝えておき、講演会開始前にも特に重要な点は司会者からアナウンスするようにします。

これらの注意点を守りながら、講演会のスムーズな進行を管理しましょう。良いイベントの運営は、参加者の満足度や講演会の成功に大きく影響します。

2.講師へのサポート

講師がスムーズにプレゼンテーションやディスカッションができるようにサポートします。
必要な資料や機器の準備を行い、必要なサポートスタッフを配置しておきます。

①プレゼンテーション資料の準備: 講師からプレゼンテーション資料を受け取り、パソコンに取り込んでプロジェクターで表示する準備をします。
講師がパソコンを持参した場合はプロジェクターに接続します。
②テクニカルサポート: マイクチェックなどプレゼンテーションする際の技術サポートを手伝います。
スライドの遠隔操作をするためのプロジェクター（リモコン）やレーザーポインターの使い方など、講師が技術的な問題に困らないようにサポートします。
また講演の中で動画や音声を再生する場合があるので、音響などに問題ないか事前にリハーサルしておきます。
③リサーチと情報提供: 講演テーマに関するリサーチを行い、講師に最新の情報や統計データ、事例を提供しておきます。
また参加者の申し込み時点で質問などがあった場合は、講演前に共有しておきます。
④質疑応答セッション: 質疑応答セッションやディスカッションの際に、質問の整理や参加者とのコミュニケーションを円滑に行えるよう進行します。
参加者が手を挙げた際に、ワイヤレスマイクを手渡すスタッフを確保しておきます。
⑤時間管理: 講演会全体の時間を管理し、タイムキーパーとして講師に的確に合図をします。

これらの点に留意して、講師が講演会を成功させるためのサポートを提供しましょう。
講師と運営スタッフの密接な協力体制は、講演会の質と参加者の満足度に大きく寄与します。

3.参加者が快適に過ごせる環境づくり

参加者が快適に講演会場で過ごせるように配慮します。
会場の温度や照明、音量などを調整し、座席やスペースの配置を工夫します。
また、参加者への案内やアシストを行い、必要な情報を提供します。

①会場のセッティング: 会場内のセッティングをについて、参加者の視野や快適さを考慮します。
ステージに対する適切な座席配置、スクリーンの配置、スピーカーの配置などを行います。
②音響と照明: 会場内の音響設備と照明を適切に調整しましょう。
音声がはっきり聞こえ、ステージ上の講師やスクリーンが見やすいように心がけます。
③温度調節: 会場内の温度を常に快適な状態に保つよう配慮しましょう。
空調システムや暖房装置を適切に設定し、季節や天候に応じた快適な温度を維持します。
④休憩スペース: 開演前や休憩時間中に参加者が休憩できるスペースを提供します。
コーヒーや軽食を楽しむためのエリアや、トイレなどの設備にも配慮します。
⑤Wi-Fiと充電ステーション: 会場の都合にもよりますが、近年はWi-Fiによるインターネットアクセスと充電ステーションを提供すると参加者の満足度は高まります。
⑥シンボルや案内板: シンボルマークや案内板を使用して、会場内の案内・誘導を行います。
参加者が迷わず移動できるよう工夫します。
⑦フィードバック受付: 参加者からのフィードバックを受け付けるため、アンケート回収ボックスなどを用意します。
参加者の意見や要望を聞き、次回の改善に役立てます。
⑧サポートスタッフ: 講演会の運営スタッフを受付や会場内に配置し、参加者の質問や要望に対応します。
スタッフは親切でフレンドリーに接しましょう。
そして参加者を歓迎し、感謝の気持ちを表します。

これらのポイントを考慮して、講演会の参加者が快適で充実した空間で過ごせるよう環境を整えましょう。
参加者の満足度が高ければ、講演会の成功に大いに寄与します。

4.アンケートやフィードバックの収集

参加者の意見やフィードバックを収集するためのアンケートを配布し、イベントの改善点や参加者の満足度を把握します。
アンケートには次のような項目を盛り込むとよいでしょう。

①イベントとしての評価: ・講演会全体の評価を1から5のスケールで評価してください。
・どのセッションが最も印象に残りましたか？
②講師評価: ・各講師のプレゼンテーションについて評価してください。
・講師の情報提供と表現力についてどう思いましたか？
③プログラムとトピック: ・講演の内容やトピックについて満足度を評価してください。
・今後の講演会で取り上げてほしいトピックを教えてください。
④満足度: ・講演会に参加してどの程度満足感を感じましたか？
・何が特に良かったと思いますか？
⑤改善点: ・講演会を改善するための提案や意見があれば教えてください。
・どのような点を改善すれば、次回の講演会がより良いものになると思いますか？
⑥参加者情報: 参加者の職業や業界、年齢層などの情報を収集します。
これにより、参加者のプロフィールを把握し、次回の講演会を企画する際に役立ちます。
⑦今後の参加意向: 今後の講演会への参加意向を尋ね、参加者の興味を把握します。
⑧フリーコメント: 参加者に自由にコメントや意見を記入してもらい、具体的なフィードバックを収集します。