講演会終了後のアフターフォローは、参加者との関係を維持し、今後の講演会への参加を促進し、参加者のフィードバックを収集する重要な手段です。
講演会終了後のアフターフォローの方法をいくつかご紹介します。
1.参加者へのお礼とフォローアップ
参加者へのお礼のメッセージや感謝の意を示す手紙やメールを送ります。
また会場でアンケートを収集できなかった場合、オンラインで記入・送信するよう依頼します。
これらのメッセージを送る際に、今後の講演会や関連イベントへの案内があれば合わせて送ります。
新しいトピックやセッションに関心を持つかもしれない参加者に対して、早期割引や特別オファーを提供すると効果的です。
2.講演会の振り返りと評価のためのアンケート分析
講演会の成果や反省点を振り返り、評価を行います。
参加者のアンケート結果やフィードバックを分析し、今後の改善点や課題をピックアップします。
講演会の成功点だけでなく失敗点を共有し、次回のイベントの改善点とします。
アンケートを分析する際は、下記の点に着目してください。
- ①データ収集と整理
- まずアンケートから収集したデータを整理します。
各質問に対する回答を集計し、エクセルやスプレッドシートに入力します。
Googleフォームでアンケートを作成すると、スプレッドシートに自動集計することが可能です。 - ②質問ごとの集計
- 各質問に対する回答の統計的な集計を行います。
例えば、講演会全体の評価の平均値や、特定のセッションに対する回答の割合などを計算します。 - ③グラフ化
- 集計結果を視覚的に表現するために、グラフやチャートを作成します。
棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなどを使用して、データを視覚化します。 - ④セグメンテーション
- 可能な範囲で、参加者のプロフィールに基づいてデータをセグメント化します。
例えば、職業、年齢、業界などの要因によってデータを細分化し、異なるセグメント間での違いを分析します。 - ⑤テキスト分析
- フリーテキストの回答を分析し、参加者の詳細な意見やコメントを抽出します。
肯定的な意見だけでなく否定的な意見についても、客観的に見て共通のトピックや感情を抽出します。 - ⑥主要な洞察の抽出
- データ分析から主要な意見を抽出します。
講演会の評価や成功要因、改善が必要なポイント、参加者のニーズなどを特定します。 - ⑦アクションプランの策定
- 分析結果をもとに、次回の講演会のアクションプランを策定します。改善点を特定し、講演会の質を向上させるための具体的な対策を検討します。
- ⑧レポート作成
- 分析結果をまとめたレポートを作成します。
グラフや表、主要な意見、改善ポイントなどをまとめます。 - ⑨フィードバックの共有
- レポートを主催者や関係者と共有し、分析結果とアクションプランについての意見を収集します。
共有することで、改善に向けた協力を依頼し、今後のサポートにつなげます。
以上、アンケートの分析は、講演会の品質向上と参加者の満足度向上に寄与します。
適切な分析手法を使用して、データから価値ある情報を引き出し、次回の講演会を成功させるための戦略を策定します。
3.講師への感謝のメッセージと謝礼の支払い
講演会終了後、講師に対して感謝のメッセージを送ります。
当日のプレゼンテーションに対する感謝の意を表明しましょう。
メール、手紙、または手書きのカードを使用して感謝のメッセージを送ります。
その際に参加者のアンケート結果についても共有すると喜ばれます。
また、講演料や交通費などの謝礼の支払いについても、契約条件に従い迅速に行います。
講師へのアフターフォローは信頼関係を強化し、将来の講演会やプロジェクトにおける協力の可能性を高めるために重要ですので、必ず行いましょう。
高ければ、講演会の成功に大いに寄与します。
4.財務報告と経費清算
財務報告と経費清算は、講演会の経済的な側面を透明にし、財政の健全性を確保するために非常に重要です。
まず参加者から徴収した講演会参加費、スポンサーシップ、協賛金などの収入を記録します。
次に会場費、講師の謝礼、広告宣伝費、食事や機材レンタルなどの支出を記録します。
支出は、請求書や領収書を保存して証拠を残します。
講演会終了後、支出の明細をまとめて経費清算書を作成します。
経費清算書には、支出の詳細、金額、支払日、支払方法が含まれます。
これらをもとに収入と支出をまとめた収支報告書を作成します。
収支報告書の結果を関係者、スポンサー、協賛者、講師、参加者などに報告します。
これらの手順を実行することで、講演会の経済的な側面を適切に管理し、財政の健全性を確保することができます。
また透明性と信頼性を維持し、スポンサーや協賛者、講師、参加者などの関係者との信頼関係を築くことができます。
5. イベントの写真や録画映像の提供
講演会の資料や録画データ、写真などを整理し、アーカイブ化します。
これらをYouTubeなどのオンラインプラットフォームやウェブサイトを通じてアクセス可能にします。
これにより、参加者がイベントの内容を振り返る機会を提供します。
6.ブログでの発信やSNSでの交流
講演会当日の様子や内容に関するブログ記事やニュースレターを定期的に投稿します。
見た人が役に立つ情報や楽しいコンテンツを提供し、コミュニティを活性化させます。
またイベントのオンラインコミュニティやソーシャルメディアグループを作成し、参加者との交流を続けます。
また参加者同士も情報を共有し、口コミや紹介を促進してくれることが期待できます。
7.スタッフや関係者へのお礼と評価
イベント運営に関わったスタッフや関係者に対してお礼のメッセージや手紙を送ります。
また、スタッフの評価やフィードバックを行い、今後の改善点や感謝の意を伝えます。
8.次回イベントの計画
講演会終了後は次回のイベントの計画を立てます。
反省点や改善点を踏まえながら、次のイベントのテーマや講演者の選定、スケジュールの調整などを進めます。
